Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Na początku warto określić celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Zupełnie inną strukturę będzie miało rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Nie chodzi więc o wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć przewidywaną liczbę uczestników, sposób dojazdu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak obsługa techniczna, wyposażenie czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Przydatne okazuje się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+